Stało się – 6 sierpnia minęły dwa lata, od kiedy funkcjonuję „na swoim”. Myślę, że przez ten czas zebrałam już taką dawkę wiedzy i doświadczeń, że mogę podzielić się z Wami przydatnymi informacjami. Takimi, które sama chciałabym znać na początku drogi. Przechodzenie „na swoje”, zakładanie własnej firmy i otwieranie działalności gospodarczej to coraz popularniejszy sposób kariery zawodowej. O tym, jak bardzo rosnący jest to trend, możecie przeczytać np. w Forbesie. Nie będę dziś oceniać, czy praca na własny rachunek i freelancing ma więcej zalet czy wad, bo na pewno takie podsumowanie jeszcze się w cyklu pojawi. Nie da się jednak ukryć, że zakładając swoją firmę, trzeba się liczyć z kosztami. I niekoniecznie zdajemy sobie sprawę z istnienia wszystkich z nich już na początku swojej drogi.
Myślę, że koszty prowadzenia działalności gospodarczej to jeden z głównych czynników, które trzeba brać pod uwagę, rozpoczynając pracę „na swoim”. Nie przerażajcie się też wysokością niektórych opłat – na końcu tekstu znajdziecie podsumowanie, których kosztów można uniknąć lub z czego zrezygnować.
Pamiętajcie, że ta seria wpisów dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie piszę tu o kosztach funkcjonowania różnego rodzaju spółek, a wyłącznie tej jednej formy – samozatrudnienia.
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – składki i podatki
Zgłoszenie prowadzenia działalności
Rejestrując działalność, musimy dokonać zgłoszenia do CEIDG, a także zgłoszenia jako płatnik VAT i w ciągu 7 dni od zarejestrowania działalności – zgłoszenia do ZUS. Wszystkie te zgłoszenia są bezpłatne, a pierwsza część, związana z CEIDG, może być dokonana przez Internet, za pośrednictwem osobistego konta ePUAP.
Składki ZUS
Co miesiąc, kiedy odprowadzam składki ZUS, myślę sobie o tym, że chciałabym być rolnikiem. Składki rzędu 42 złotych miesięcznie brzmią jak żart, kiedy zestawi się je z miesięcznymi stawkami składek ZUS przedsiębiorców. Pocieszeniem jest fakt, że przez pierwsze dwa lata prowadzenia działalności, jeśli jest to pierwsza działalność w Waszym życiu, płacicie ZUS preferencyjny. Czyli niższy o ok. połowę. W tym czasie opłacie ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie społeczne, ich łączny koszt to ok. 530 złotych miesięcznie.
Koszt ten drastycznie wzrasta po 2 latach – składki wynoszą ok. 1100 złotych miesięcznie. Jeśli oprócz tego zatrudniacie pracownika, to z tego tytułu też odprowadzacie składki. Nie tylko ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, ale jeszcze fundusz pracy.
Podatek VAT
Jeśli wraz z rozpoczęciem działalności wybierzecie zostanie podatnikiem VAT (albo musicie nim być, bo takie są wymogi prawne dla rodzaju działalności), to kolejnym kosztem jest rozliczanie VAT-u. Szybko więc okaże się, że część pieniędzy na firmowym koncie należy traktować jak pieniądze, które do nas nie należą, bo VAT zwracamy Urzędowi Skarbowemu. I wyceniając każdego klienta, trzeba pomyśleć o tym, że naszym przychodem będzie tylko kwota netto. VAT wynosi 23%.
Jeśli więc wycenicie zlecenie na 750 zł brutto, to 140 zł z tej kwoty będzie wynosił podatek VAT.
Nie musimy zwracać całego VAT-u. Część tego podatku się „kasuje” – to znaczy jest on zmniejszany proporcjonalnie o VAT zawarty w dokonanych przez nas zakupach. VAT można rozliczać miesięcznie, kwartalnie albo rocznie. Ja rozliczam miesięcznie, bo nie chce mi się dostawać zawału co kwartał, że mam kilka tysięcy VAT-u do zwrotu, a ja o tym zapomniałam. Tak co miesiąc jestem w stanie oszacować, ile będzie zwrotu. Jeśli jednak ktoś skrupulatnie odlicza comiesięczną kwotę VAT-u i np. przelewa ją na konto oszczędnościowe, to rzadsze rozliczanie nie powinno skutkować jak terapia szokowa.
Podatek dochodowy
Spokojnie, zapłaciliśmy już 500 albo 1000 złotych składek, 23% VAT-u, to teraz jeszcze podatek dochodowy i jesteśmy już coraz bliżej realnej kwoty, którą udało nam się zarobić. Ogólnie nie ogarniam podatku dochodowego, bo na szczęście robi to mój księgowy. I tak jak rozumiem funkcjonowanie VAT-u, tak obliczanie dochodowego to nadal pojęcie dość… mgliste (ale zgubiłam kiedyś 500 tysięcy na kolokwium z rachunkowości, także tego).
W mojej firmie rozliczam się na zasadach ogólnych (można również wybrać podatek liniowy albo zryczałtowany), więc podatek dochodowy wynosi 18% do 85 528 zł dochodu, a powyżej tej kwoty – 32%. Oczywiście są jeszcze koszty uzyskania przychodu, które można odliczyć, składki i wiele innych elementów, ale ogólna zasada jest jak powyżej.
Pozostałe koszty
Wynajem lokalu
Nawet jeśli podczas poszukiwania biura cena w Internecie wydaje się atrakcyjna, to zwykle na miejscu okazuje się, że trzeba doliczyć opłaty, czynsz. No i VAT oczywiście. Natomiast wszystkie rodzaje działalności związane z pracą przy komputerze można prowadzić z domu albo korzystając z przestrzeni coworkingowych, co obniża koszty działalności. Koszt wynajmu miejsca przy biurku w takiej przestrzeni to zwykle od 300 do 800 zł za osobę.
Jeśli chodzi o wynajem biura, to sky is the limit. Za nasze pierwsze biuro płaciłam ok. 700 zł brutto, obecne kosztuje 1200. Warto znaleźć biuro, które jeśli nie jest w centrum (a te w centrum są okropnie drogie), to ma po prostu dobry dojazd i miejsca parkingowe niedaleko. Moje biuro jest w rewelacyjnej lokalizacji, zaraz obok galerii handlowej (miejsca parkingowe) i blisko domu, więc zupełnie omija mnie problem korków. Za to sam standard budynku jest ok, nic poza tym. Coś za coś, bo za tę lokalizację, cena jest bardzo korzystna.
Prowadząc własną firmę, powinniśmy mieć na uwadze, ile zajmuje nam dojazd do biura, bo może się okazać, że codziennie tracimy czas i pieniądze na samą podróż.
Opłaty
Nie wszystkie powierzchnie biurowe mają w cenie zawarte opłaty, więc czasami należy doliczyć 100-400 zł (przy małych firmach) do miesięcznych wydatków.
Księgowy
Tak jak już pisałam, rozliczam się na zasadach ogólnych. Prawdopodobnie więc mogłabym robić comiesięczne rozliczenie sama. Tylko że kompletnie się na tym nie znam i, co więcej, bardzo nie lubię kwestii formalno-techniczno-podatkowych. Wolę, żeby zajął się tym specjalista. Koszt comiesięcznej obsługi księgowego to mniej więcej 100-500 zł – warto porównać oferty. Czasami wielkość opłaty jest uzależniona od liczby faktur, które co miesiąc przekazujemy księgowemu.
Obsługa prawna
Tak jak w przypadku prawie każdej mniejszej firmy obsługa księgowa to podstawa, tak już obsługa prawna wydaje się rzadkością. Ja mam to szczęście, że prowadzę biznes z mężem-radcą prawnym. I korzystam ze wsparcia jego kancelarii na co dzień, np. dając mu do konsultacji umowy ze zleceniodawcami albo te dotyczące współpracy na blogu. To on zajmuje się też ew. roszczeniami związanymi z naruszeniem praw autorskich. W małej firmie prawnik zwykle nie jest potrzebny na co dzień – wystarczą 2-3 godziny konsultacji miesięcznie, kilka rozmów telefonicznych. Koszt takiej comiesięcznej obsługi zaczyna się zwykle od 200-250 złotych.
Telefon, internet
Wysokość opłat jest uzależniona od wybranych abonamentów – w mojej firmie to koszt ok. 250 złotych miesięcznie. Jest to jednak w dużej mierze koszt kilku abonamentów telefonicznych.
Paliwo
Jeśli korzystacie ze służbowego auta, to niestety, nie chce ono jeździć na powietrze. Próbowałam. Koszt paliwa może być bardzo różny. Jeśli jednak korzystacie z małego, miejskiego samochodu, wyłącznie po mieście, to pewnie w 400 złotych miesięcznie się zmieścicie. Warto założyć kartę paliwową na wybranej stacji, nawet jeśli w firmie jest 1 auto, bo wiele sieci paliw oferuje dzięki temu zniżki (ja np. na jednej, wybranej stacji w mieście, mogę tankować o 5 groszy taniej za litr paliwa).
Wyposażenie biura
W przeciwieństwie do wynajmowanych mieszkań, większość biur jest nieumeblowana. Trzeba więc liczyć się z koniecznością wycieczki do najbliższej Ikei. Znowu ciężko jest określić, jaki będzie koszt takich zakupów. Biurko, krzesło, regał na dokumenty – te podstawowe sprzęty do małego biura można pewnie zmieścić w budżecie 1000 złotych.
Materiały biurowe
Co miesiąc doliczam do wydatków kilkaset złotych na materiały biurowe – papier, koperty, znaczki, kawę, wodę, tusz do drukarki. W przypadku tylko 1 osoby w firmie te koszty zwykle zamknęłyby się w 200 złotych miesięcznie.
Sprzęt
Najprawdopodobniej do prowadzenia swojej firmy potrzebujesz komputera. Oprócz tego legalne oprogramowanie. U mnie wydatki obejmują jeszcze aparat fotograficzny, obiektywy, wszystkie gadżety do stylizacji, telefon, tablet. Nie kupuję sprzętu często, większość wydatków miała miejsce na samym początku działalności, jednak są to zwykle stosunkowo duże kwoty (powyżej 1000 złotych).
Marketing
Reklama na Facebooku i Instagramie (jako że blog jest częścią firmy), Google Adwords, projektowanie i druk materiałów reklamowych – mam na to w miarę stały, miesięczny budżet. Czasem zdarza mi się go zwiększyć, jeśli dany miesiąc zaliczę z nieoczekiwanym, większym przychodem. Kilka lat temu wydawałam ok. 100 zł miesięcznie na reklamę, obecnie – od 400-500 zł.
Kasa fiskalna
Jej zakup jest konieczny tylko w przypadku określonych w ustawie rodzajów działalności. Możliwe więc, że nie będziecie mieć potrzeby jej zakupu. Jeśli jednak, to jest to jednorazowy wydatek ok. 1000 złotych i późniejsza, coroczna, kontrola za 100-200 zł.
Niespodziewane wydatki
Nie wiem, czy w ciągu ostatnich 24 miesięcy zdarzył mi się miesiąc bez wydatku, którego zupełnie nie planowałam. Czasem popsuje się drukarka, innym razem skończy jakiś abonament, zepsuje samochód albo padnie dysk w komputerze.
Z mojego doświadczenia wynika, że zakładając własną firmę, warto mieć oszczędności na pierwsze miesiące. Środki znikają błyskawicznie, a na początku nie zawsze jest tak, że klienci walą drzwiami i oknami. Kilkanaście tysięcy oszczędności pozwoli na względny spokój i brak panicznych wizji, że w przyszłym miesiącu wracam na etat. Oczywiście, jest to kwota, która sprawdzi się w przypadku działalności, która nie wymaga zatrudnienia ludzi ani dużego zakupu specjalistycznego sprzętu.
A jeśli chcecie zobaczyć, czym zajmuję się zawodowo i jaką firmę prowadzę, kliknijcie w poniższy baner.
Z jakich kosztów prowadzenia działalności można zrezygnować?
Po pierwsze, co zresztą wybiera wiele osób prowadzących działalność – biuro nie jest konieczne. Jeśli wykonujecie zawód, który nie wymaga częstych spotkań z klientami, to z pewnością możecie pracować z domu. Jednak warto rozważyć, czy potrafimy efektywnie pracować z domu i czy ewentualna forma spotkań w kawiarniach Wam odpowiada. Tak jak wspominałam, zamiast całego lokalu, można skorzystać z powierzchni coworkingowej lub wynajmu „na spółkę” do podziału z innymi osobami. Praca z domu eliminuje też koszty związane z opłatami w biurze, wyposażeniem i meblami albo internetem (bo wliczamy koszt tego domowego). Praca w domu może też pozwolić w wyeliminowaniu kosztów auta i paliwa.
Jeśli macie bazę klientów, prowadzicie stałe zlecenia i nie szukacie nowych, to można ograniczyć wydatki na marketing. Jednak w moim odczuciu nie warto tego robić, zwłaszcza na początku naszej drogi.
Niestety nie da się ominąć podatków 
Co do kosztów księgowego i prawnika – to oczywiście, że można zrezygnować i rozliczać się samemu albo bazować na wzorach z Internetu. Jednak liczba godzin, którą pożerają te sprawy, powoduje, że wolę zlecić to komuś innemu i przeznaczyć ten czas na właściwą pracę.
Dajcie znać, czy są jakieś aspekty prowadzenia własnej firmy, o których chcielibyście dowiedzieć się w przyszłości!
Artykuł Przedsiębiorcza środa #1 – ile kosztuje własna działalność gospodarcza? pochodzi z serwisu Blog lifestylowy - olgaplaza.pl.