Jak zorganizować spotkanie blogerskie?

Decyzja o organizacji spotkania została podjęta całkiem spontanicznie, podczas jednej z rozmów z drugą blogerką. Choć udział w spotkaniu marzył mi się od dawna, to nigdy nie udało mi się na żadne dostać. Nie pozostawiało to żadnych złudzeń: chcesz poznać inne blogerki, zorganizuj spotkanie. Teraz wiem, że jeśli ktoś naprawdę chce Cię poznać w realnej rzeczywistości to nie trzeba organizować żadnych wielkich przedsięwzięć. Wystarczy zaproponować kawę. Prawdę powiedziawszy tych najbardziej wartościowych blogerów poznałam właśnie w ten sposób: zupełnie zwyczajnie, na kawie, bez tony prezentów i atrakcji, które przyciągną każdego (niekoniecznie tych, którzy chcą utrzymywać z Tobą kontakt).

Organizacja spotkania od razu jawiła mi się jako poważny projekt. Wiedziałam, że musimy zorganizować nie tylko ciekawe warsztaty, ale także upominki. Obawiałyśmy się, że będzie mało chętnych na spotkanie organizowane przed malutkie, wówczas, blogerki. Dlatego pracowałyśmy sumiennie nad tym, by spotkanie zaskoczyło obfitością i profesjonalizmem. Na ten moment uważam, że odniosłyśmy na tym polu niezaprzeczalny sukces. Udało nam się zebrać spore pieniądze na Fundację Gajusz, zorganizować dwa inspirujące warsztaty oraz ciekawe pokazy kosmetyczne, zachęcić około czterdziestu sponsorów na wysłanie uczestniczkom upominków, a przy tym zintegrować mamy- blogerki.

Nie obyło się jednak bez niepowodzeń. Jedną z niepoważnych decyzji, które podjęłyśmy już na wstępie było miejsce spotkania. Chciałyśmy dogodzić wszystkim i zorganizować je w centrum Polski. Padło  na  Poznań. Wszystko byłoby wspaniale, gdyby  nie fakt, że żadna w Poznaniu nie mieszkała, a tysiące kartonów z prezentami najlepiej było gromadzić przecież na miejscu. Gdyby nie moja wspaniała przyjaciółka i jej niewielkie mieszkanie, które utonęło w pudłach, chyba nie dałybyśmy rady. Jej nadzwyczajnie serdeczny i życzliwy gest uchronił nas przed porażką lub totalnym bankructwem (gdybyśmy zdecydowały się przesyłać paczki do Poznania zaraz przed spotkaniem). Teraz  wiem, żeby nie organizować spotkania z myślą dogodzenia większości- biorąc pod uwagę miejsce wydarzenia, bo zawsze znajdzie się ktoś komu i tak będzie za daleko, a najważniejsze jest to, żeby organizacja  przebiegała sprawnie  i  bez  stresu. Spotkania blogerskie odbywają się w najróżniejszych miejscach Polski i zawsze są na nie chętni, a niejednokrotnie pokonują setki kilometrów, by w nich uczestniczyć.

Gdy decyzja o mieście jest już podjęta, trzeba wybrać odpowiedni lokal na takie spotkanie. To kolejny motyw, która sprawia, że organizacja na odległość zdaje się mniej sensowna. Miejsce musi być jasne  (nierzadko warsztaty wymagają pisania czy rysowania) i przestronne, żeby było wygodnie i bez ścisku. Cała reszta to kwestia gustu czy dogadania z właścicielem. Niektóre knajpki są przestronne, pięknie urządzone i podają smakowite jedzenie, ale stawiają warunki i przykładowo każą płacić horrendalne pieniądze za całodzienną rezerwację. Trzeba więc wyszukać nie tylko miejsce przyjazne estetycznie, ale i posiadające życzliwych właścicieli.

Upominki na spotkaniu powinny być tylko skromnym dodatkiem. Wtedy organizatorzy mają gwarancje, że na spotkanie przyjdą te osoby, które chcą poznać innych blogujących, chcą uczestniczyć w czymś ciekawych, rozwojowym, a nie tylko po to, żeby wywieźć tony gadżetów, które będą zbierać kurz  w  mieszkaniu  lub  posłużą  jako  prezent  czy  dodatkowe  źródło  dochodu. Warsztaty  czy prezentacja są ciekawym urozmaiceniem spotkania, sposobem na przełamanie lodów, na rozluźnienie, dlatego uważam, że nie powinno się z nich rezygnować, ale nie powinno się też zapełniać nimi całego wydarzenia. Teraz wiem, że na pierwszym spotkaniu, które współorganizowałam, było zdecydowanie za dużo tego typu atrakcji, przez co dziewczyny miały zbyt mało czasu by pogadać i się poznać, gdyż niektóre z nich miały czas tylko do 18 (tak jak przewidziana była oficjalna część spotkania). Warto więc zorganizować jeden czy dwie porządne atrakcje, a resztę czasu przeznaczyć na realną integrację uczestników.

Nie można zapominać o fotografie, który będzie rejestrował całe wydarzenie. Zarówno uczestnicy jak i organizatorzy będą zbyt pochłonięci całym wydarzeniem, by biegać z aparatem i uwieczniać najważniejsze chwile spotkania. Na koniec, nie można zapominać o dobrym humorze i rozluźnieniu. Stres i spięcie widać na twarzy, co ja jako współorganizatorka już wiem, czytając relacje po spotkaniu.

Obecnie jestem w trakcie organizacji spotkania Mamy Blog-OFF-ują w Łodzi wraz ze Szczyptą z bloga szczyptaomnie.blospot.com. Nauczona na własnych błędach mam głęboką nadzieję, że to spotkanie odniesie podobny sukces, a  ja nie zjem w trakcie organizacji wszystkich paznokci i nie wyrwę wszystkich włosów z głowy, tak jak to było z BlogoweLove ;) Jeśli więc wciąż się wahasz czy organizować podobne przedsięwzięcie, najpierw rozpisz projekt organizacji, przemyśl ile czasu jesteś w stanie na to poświęcić i przede wszystkim, po co chcesz to spotkanie organizować. Jeśli robisz to by poznać innych- śmiało. Ale jeśli myślisz, że zyskasz na tym jako bloger- zapomnij. Organizacja spotkania to pochłaniacz  czasu i wysysacz energii. Robisz to dla innych i dla siebie jako osoby chcącej poznać innych blogerów, nie  zyskasz sławy, nie zaczniesz nagle na blogu dzięki temu zarabiać.